Okres przejściowy kończy się 31 grudnia 2026 r., więc od 1 stycznia 2027 r. faktury dla firm wystawiają w KSeF także podatnicy ze sprzedażą fakturowaną do 10 tys. zł brutto miesięcznie, w tym zwolnieni z VAT. Tego samego dnia faktura z kasy i paragon z NIP do 450 zł przestają zastępować e-fakturę. Faktury zakupowe wszyscy odbierają w KSeF od 1 lutego 2026 r., więc zmiana dotyczy tylko wystawiania. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że do końca 2027 r. nie będzie karać za błędy, tyle że wymaga to nowelizacji ustawy o VAT.
Limit 10 tys. zł tylko do końca 2026 r. – kto potem wchodzi do KSeF?
W 2026 r. mały podatnik wystawia faktury poza KSeF, dopóki suma kwot brutto z faktur objętych obowiązkiem nie przekroczy w miesiącu 10 tys. zł. Do limitu podatnik nie wlicza faktur dla konsumentów, faktur z kasy ani paragonów z NIP do 450 zł. Faktura, po której suma przekracza limit, trafia już do systemu razem ze wszystkimi następnymi, nawet jeśli podatnik w kolejnym miesiącu sprzeda mniej.
KSeF od 1 stycznia 2027 r. obejmuje każdego, kto wystawia faktury innym podatnikom, bez względu na formę działalności: właściciela JDG, osobę wynajmującą lokal firmie, lekarza na kontrakcie. Kwiaciarka z trzema fakturami miesięcznie po 1,5-2,5 tys. zł wchodzi do systemu w styczniu. Małe firmy nie mają osobnego trybu, więc wielkość sprzedaży nie wpływa już na to, kogo obejmuje KSeF.
Zwolnieni z VAT i sprzedaż konsumentom – kiedy faktura trafia do KSeF?
Podatnik zwolniony z VAT, podmiotowo albo przedmiotowo, nie jest zwolniony z KSeF, więc od 2027 r. właściciel JDG bez VAT wystawia tam każdą fakturę dla firmy. Faktura musi zawierać NIP sprzedawcy, dlatego osoba bez tego numeru, np. wynajmująca lokal spółce, według MF składa NIP-7 i VAT-R. Jeśli NIP-u nie ma nabywca, np. osoba z działalnością nierejestrowaną, sprzedawca oznacza fakturę polem BrakID.
Faktury dla konsumentów pozostają w KSeF dobrowolne także po 2026 r., a formę ich przekazania sprzedawca uzgadnia z klientem. Zmiana dotyczy natomiast firm z kasą. Od 2027 r. fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie przedsiębiorca wystawia w KSeF, jeśli nabywcą jest podatnik, a paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną.
Aplikacje MF, banki i offline24 – jak mała firma wystawia e-fakturę?
Wdrożenie KSeF w JDG krok po kroku przedsiębiorca zaczyna od dostępu do systemu: jako właściciel firmy z NIP ma uprawnienia automatycznie i loguje się profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, tokenem albo certyfikatem KSeF, a sam PESEL nie wystarcza. Fakturę wystawia bezpłatnie w Aplikacji Podatnika KSeF, aplikacji mobilnej albo e-mikrofirmie. Biuru rachunkowemu nadaje uprawnienie jako podmiotowi.
Część banków ma też funkcje KSeF: w mBanku i PKO BP firma wystawia e-faktury bez opłat, a w ING pobiera i opłaca faktury kosztowe, ale własnych nie wystawia. W trybie offline24 podatnik dosyła fakturę do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego, a po awarii KSeF ma na to 7 dni roboczych. Od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorca podaje też numer KSeF w tytule części przelewów, m.in. w podzielonej płatności.
Kara do 100% VAT z faktury – od kiedy i co zapowiedziało MF?
Na podstawie art. 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% podatku z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT do 18,7% należności ogółem. Przy fakturze na 1000 zł netto i 230 zł VAT górna granica wynosi więc 230 zł, a przy fakturze zwolnionej na 1000 zł – 187 zł. Kara nie jest obowiązkowa i podlega miarkowaniu, a według obecnych przepisów dotyczy naruszeń od 1 stycznia 2027 r.
Resort finansów zapowiedział 16 września 2026 r. odroczenie kar do 31 grudnia 2027 r. i rozpoczął prace nad nowelizacją. Dopóki zmiana nie wejdzie w życie, art. 106ni formalnie obowiązuje od stycznia, a urzędy skarbowe mają reagować na faktury spoza systemu. Obowiązek od 1 stycznia 2027 r. pozostaje bez zmian. Firma, która do końca grudnia skonfiguruje dostęp i wybierze narzędzie, wystawi pierwszą fakturę w nowym roku bez przerwy w fakturowaniu.